Bizonyára ismerős a probléma, hiszen a közösségi médiához kapcsolódó aktivitás egyre összetettebb és ennek az átgondolt koordinálása egyre fontosabb feladat. Már Magyarországon sem ritka, hogy egy Facebook oldalnak több mint 10.000 rajongója van. (Lásd: Dinom-dánom a fészbukon, avagy mitől döglik a magyar rajongó http://facebookmarketing.hu/?p=190)

Ilyen helyzetekben egy csapatban az igazi kihívás a  kommunikáció megfelelő megszervezése:

-Ki legyen a profil gondozásáért a felelős?

-Hogyan koordináljuk a munkát?

Csapatunk tagjai gyakran különböző területeken dolgoznak; vannak közöttük marketingesek, PR munkatársak, termékmenedzserek, ügynökségi referensek, de természetesen akár zenészek, sportolók is akadhatnak. Politikusokról már nem is beszélveJ

Nagyon fontos a cél pontos meghatározása, továbbá szükségünk van egy forgatókönyvre, sok sok rugalmasságra, de mindenek előtt kristálytiszta szereposztásra.

Célmeghatározás, forgatókönyv és rugalmasság

Minden Facebook kampány megkezdése előtt készítenünk kell egy tartalmi menetrendet, így elkerülhetjük a kezdeti lelkesedés elvesztését a következetes tartalommegosztás hiánya miatt.

A recept nem új, gondoljunk csak egy hagyományos kommunikációs kampányra:

Szükséges egy forgatókönyv, ami rögzíti hogy pontosan minek, mikor kell történnie. Vannak-e olyan eseményeink, vagy különleges tartalmunk amelyeket a kampány folyamatában nyilvánosságra szeretnénk hozni? Megfelően elő kell készítenünk a csattanókat, valamint utógondoznunk is kell őket úgy, hogy illeszkedjenek az események sorába. (Gondolok itt egy gerillamarketing akcióra, vagy egy jó kis flash mob happeningre). Ne felejtsük el, hogy a rajongóink elsősorban szórakozni akarnak, és azt akarják, hogy bevonjuk őket az eseményekbe!

A folyamatos „izgalmakat” nem tolerálják az emberek, ezért jobb, ha a csattanókat egy meghatározott pontra időzítjük, és inkább bevonjuk a rajongóinkat. A világos célkitűzésink és pontos tartalmi menetrendünk mellett azonban rugalmasságra is szükség van, hiszen mindig teret kell tudni adnunk a spontán ötleteknek, vagy kiigazításoknak. A visszajelzésekből szinte azonnal érezni fogjuk, mi az ami működik, mi az ami nem.

Nem kell kétségbe esnünk, ha rajongóink nem úgy reagálnak ahogyan elsőre gondoltuk, legközelebb majd fordítva csináljukJ A királyi út természetesen az, ha a rajongók hozzászólásaikkal, kezdeményezéseikkel valóban belefolynak az eseményekbe, például amennyiben egy terméket ajánlottunk, azt kipróbálják, vagy esetleg javaslatot tesznek mondjuk egy party következő helyszínére…

Fokozatos tanulással sajátíthatóak csak el ezek a praktikák a közösségi média marketingben. Fontos, hogy a lehetőségek és kockázatok számbavételével, első sorban a saját tapasztalatainkra alapozzunk.

Milyen szerepek vannak Facebook szerkesztői csapatunkban?

Attól függetlenül, hogy marketinges, termékmenedzser, egy kis cég tulajdonosa, vagy ügyvezetője, esetleg egy közösségi médiaügynökség az aki a Facebook rajongói oldalt gondozza, kellenek olyan személyek, akiknek felelősségét előre meghatározzuk.

A csapatban a következő szereposztás az ideális:

-A tiszt

-A bennfentes

-A műszaki szaki

-A közreműködő

A szerepek között lehet átfedés, sőt esetenként valamennyi szerepet egyelten vállalkozó kedvű munkatárs is játszhatja.

A tisztnek a forgatókönyvre teljes rálátással kell rendelkeznie, az ő feladata a tartalmi terv pontos betartása, ő felelős a rajongókkal történő „kölcsönhatásokért”. Koordinálja a többiek munkáját, tartja a kapcsolatot velük. A tisztek, más néven projektvezetők általában marketingesek, vagy PR munkatársak, de egyre gyakrabban végzi ezt a feladatot külsős közösségi marketing ügynökség.

A bennfentes van a legközelebb a termékhez, vagy ahhoz a személyhez aki a legjobb információkkal rendelkezik az aktuális hírekkel, rendezvényekkel, frissítésekkel és szolgáltatásokkal kapcsolatban. Ő az, aki minden részletében ismeri a terméket és azokra a kérdésekre is képes válaszolni, amelyet a többi közreműködő nem ismer pontosan. A tiszt az ő segítségével mindig képben van. A bennfentesek a legtöbb esetben termékmenedzserek, de a rajongói oldalak esetében nem ritka, hogy maga a művész, vagy sportoló látja el a posztot.

A műszaki szaki minden esetben egy Facebook guru, aki felügyeli a különböző rajongói oldalakat. Feladata a Facebook funkciók és alkalmazások pontos ismerete, a különböző új promóciós lehetőségek felkutatása, valamint kipróbálása. Ő az, aki figyelemmel kísér más sikeres Facebook oldalakat, és tapasztalatait a többi adminisztrátorral is megosztja. A műszaki ember általában ügynökségi szakértő, aki több oldalt is gondoz egyszerre.

A közreműködők segítenek a rajongói oldal tartalommal történő megtöltésében és a szerkesztésben: híreket posztolnak, kérdésekre válaszolnak, eseményeket állítanak be. Különösen fontos arra figyelnünk, hogy ne legyenek duplikációk a posztokban! A közreműködő lehet például egy marketing asszisztens, vagy egy ügynökségi munkatárs is.

Fontos:

Akit adminisztrátorként hozzáadtunk az oldalhoz, az csak a rajongói oldalunk nevében posztolhat, privát profiljával nem. Amennyiben szeretnénk nevesíteni valamely közreműködőt, célszerű a bejegyzésben/válaszban hivatkozni munkatársunkra.

Összefoglalás

Ahhoz, hogy nagy rajongói oldalainkat sikeresen gondozzunk a következőkre lesz szükségünk:

Cél meghatározására, jó forgatókönyvre, és világos szereposztásra. A cél meghatározása segíti a forgatókönyvet, és jó forgatókönyvvel mindig lesz mit mondanunk a rajongóknak. Ha a szerepek egyértelműek, gyorsan és hozzáértő módon válaszolhatunk a felvetődő kérdésekre. Végül, de nem utolsó sorban a napi rutin során soha nem szabad megfeledkeznünk a célról, ezért mindig az összképet kell szem előtt tartanunk. Célszerű legalább havi szinten leülnünk a közreműködőkkel, ugyanis a tapasztalatcsere, a felvetődő kérdések tisztázása, valamint a legújabb fejlesztések ismerete nagyban segíti a folyamatokat. Ideális esetben ezeken a meetingeken nem csupán a Facebook van napirenden, hanem megvitatásra kerülhet a teljes kommunikációs-, de különösen a közösségi média stratégia.